Tugas Personal II
Questionsulitnya menyerap informasi yang ada karena kurangnya pendokumentasian informsi yang baik. Sehingga tindakan dalam penggunaan informasi yang diserap dapat terjadi kesalahan yang berulang-ulang.
- Apa saja masalah yang dihadapi dalam penggabungan itu baik dari tingkat Top, Middle maupun Low
- Apa yang melatarbelakangi hal tersebut bisa terjadi (point 1)
- Apa strategi untuk mengatasinya
Jawaban:
1. Masalah yang dihadapi baik dari tingkat Top, Middle maupun Low adalah:
– Pembelotan aliran desainer dan manajer berbakat
– Masalah memilih satu lokasi untuk kantor pusat perusahaan
– Bentrokan gaya manajemen di level atas
– Gaya yang berbeda pada tingkat manajemen yang lebih rendah tentang penyajian laporan
2. Latar beakang hal tersebut bisa terjadi adalah:
– Perbedaan kultur dan budaya antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya
3. Strategi untuk mengatasinya:
– Hasil telah pasca-penggabungan menyusun rencana dengan sangat perhatian terhadap detail.
– Selusin manajer tim dari kedua belah pihak memusatkan perhatian pada setiap aspek dari tim gabungan.
– Sebuah database yang dirancang khusus untuk memonitor kemajuan setiap hari, dan upaya untuk memastikan dukungan dari dewan pada setiap tahap.
Question
- Apa masalah sebenarnya yang anda lihat terjadi antara pihak hotel dan pelanggannya tersebut
- Asumsikan informasi tersebut sampai dalam bentuk potongan sesuai dengan email yang dituju. Apa kesalahan orang-orang dalam hierarki tersebut ?
- Apa solusi yang anda tawarkan agar permasalahan serupa tidak akan terjadi lagi
Jawaban:
1. Masalah sebenarnya yang saya lihat terjadi antara pihak hotel dan pelanggannya tersebut
– Miss Komunikasi, kurangnya komunikasi yang baik dan juga tanpa pendataan dan penyimpanan informasi di tempat yang seharusnya disediakan pihak hotel yang menyebabkan kesalahan-kesalahan informasi yang terus berlajut. Yang merupakan bagian dari kurangnya fasilitas untuk tersedianya bentuk pendokumentasian informasi yang baik. Sehingga informasi tersebut dapat diserap dan diterima dengan baik oleh Pelayan, Pihak Manajemen maupun Pengurus Rumah Tangga sehingga menghasilnya sebuah tindakan yang benar dan baik yang dibutuhkan oleh Tamu yang menginap.
– Aspek teknologinya berupa, Seringnya di dalam implementasi KM terdapat terlalu banyak data dan akibat penataan informasi yang salah, semua merasa informasinya terlalu banyak sehingga akan sulit bahkan mustahil untuk menemukan yang diinginkan dalam waktu yang singkat.
2. Asumsi informasi tersebut dalam bentuk potongan sesuai dengan email yang dituju:
S. Berman
Tolong jangan tinggalkan lagi batangan sabun kecil di kamar mandi saya karena saya telah membawa sendiri sabun Dial saya. Tolong pindahkan ke-6 batang sabun kecil yang belum dibuka dari rak di bawah kotak obat dan 3 lagi di tempat sabun dekat pancuran air. Sabun-sabun itu menghalangi saya.
Kathy, Pelayan Pengganti
Saya bukan pelayan tetap Anda. Pelayan tetap Anda sedang cuti, ia akan kembali besok, Kamis. Saya telah mengambil 3 batang sabun dari tempat sabun di pancuran Anda sesuai dengan yang Anda kehendaki. Enam batang di rak Anda telah saya pindahkan ke atas tempat untuk membuang Kleenex seandainya Anda berubah pikiran. Hanya ada 3 batang sabun yang saya tinggalkan hari ini sesuai instruksi manajemen untuk meninggalkan 3 batang sabun tiap harinya. Saya harap ini cukup memuaskan.
Asumsi saya adalah salahnya informasi yang diterima antar Pihak Tamu terhadap Pelayan Tetap terhadap Pelayan Pengganti, serta Pelayan Pengganti terhadapa Pihak Manajemen menyebabkan informasi yang diterima tidak sesuai.
– sebaiknya pihak tamu menyampaikan pada pihak manajemen dia telah membawa sabun sendiri seihingga tidak perlu sabun lagi.
– pihak manajemen harus menyimpan informasi tersebut dan setiap pelayan baik tetap maupun pengganti harus mendapatkan informasi tersebut
S. Barman
Saya harap Andalah pelayan tetap saya. Tampaknya Kathy tidak memberitahu Anda tentang pesan saya kepadanya. menyangkut batangan-batangan kecil sabun. Ketika saya kembali ke kamar saya sore ini, saya melihat bahwa Anda telah menambahkan 3 sabun Camay kecil ke rak di bawah kotak obat. Saya akan berada di hotel ini untuk 2 minggu dan saya telah membawa sabun Dial saya. jadi, saya tidak akan memerlukan ke-6 sabun Camay kecil yang berada di rak. Sabun-sabun tersebut menghalangi saya bercukur, menggosok gigi, dan lain-lain. Tolong pindahkan mereka.
Pelayan tetap Anda, Dotty
Hari cuti saya berakhir pada hari Rabu. jadi, pelayan pengganti meninggalkan 3 sabun hotel yang telah diinstruksikan oleh manajemen. Saya telah mengambil ke-6 sabun yang menghalangi Anda dan menaruhnya ke tempat sabun, tempat sabun Dial Anda berada. Saya menaruh Dial Anda di kotak obat untuk memudahkan Anda. Saya tidak memindahkan ketiga sabun yang selalu ditempatkan dalam. kotak obat untuk sernua penghuni baru dan yang tidak memberatkan Anda ketika Anda mulai menghuni hotel ini Senin lalu. Tolong beritahu saya bila saya dapat membantu Anda nanti.
Asumsi saya
Elaine Carmen, Pengurus Rumah Tangga
Asisten Manajer, Tuan Kensedder, memberitahu saya pagi ini bahwa Anda memanggilnya kemarin sore dan mengatakan bahwa Anda tidak puas dengan layanan pelayan Anda. Saya telah menugaskan seorang pelayan wanita baru untuk kamar Anda. Saya harap Anda dapat menenima permintaan maaf saya atas ketidaknyamanan yang lalu. Jika kelak Anda mempunyai masalah, harap Anda menghubungi saya agar saya dapat memberi perhatian khusus. Hubungi saluran 1108 antara jam 8 pagi sampai jam 5 sore. Terima kasih.
S. Berman
Sangat tidak mungkin menghubungi Anda lewat telepon karena saya berangkat dari hotel jam 7.45 pagi untuk berdagang dan tidak akan kembali sebelum jam 5.30 atau jam 6.00 malam. Itulah sebabnya saya memanggil Tuan Kensedder kemarin. Anda telah bebas tugas. Saya hanya bertanya kepada Tuan Kensedder apakah ia dapat melakukan sesuatu atas sabun-sabun itu. Pelayan baru yang Anda tugaskan itu tentu mengira saya baru saja masuk di sini, karena ia meninggalkan lagi 3 batang sabun hotel di kotak obat saya bersama pengiriman 3 batang sabun di lemari kamar mandi secara teratur. Hanya dalam waktu 5 hari saya di sini, saya telah memperoleh 24 batang sabun. Mengapa Anda lakukan ini terhadap saya?
Asumsi saya penjadwalan yang tidak sesuai dan tidak tepat serta penggantian pelayan baru yang seharusnya dapat memberikan pelayanan yang maksimal karea tanpa informasi yang cukup menyebabkan kesalahan-kesalahan dalam pengimplemetasian informasi dapat terjadi kembali.
Elaine Carmen, Pengunis Rumah Tangga
Pelayan Anda, Kathy, telah diberitahu untuk menghentikan pengiriman sabun ke kamar Anda dan menyingkirkan sabun-sabun kelebihannya. Jika saya masih dapat mernbantu, harap hubungi saluran 1108 antara pukul 8 pagi hingga pukul 5 sore. Terima kasih,
S. Berman
Sabun mandi Dial saya menghilang. Semua sabun telah diambil dari kamar saya termasuk sabun Dial saya. Kemarin saya kembali larut malarn dan harus memanggil pelayan untuk membawakan 4 sabun Cashmere Bouquet kecil.
Asumsi saya pengambilan keputusan yang tidak benar yang hanya langsung memperoleh dari Pelayan berupa informasi yang kurang tepat tanpa konfirmasi sebelumnya sehingga disalahartikan. Sehingga perlu pendokumentasian informasi yang baik.
Martin L. Kensedder, Asisten Manajer
Saya telah memberitahu pengurus rumah tangga kami, Elaine Carmen, tentang persoalan sabun Anda. Saya sendiri tidak mengerti mengapa tidak ada sabun di kamar Anda karena pelayan-pelayan kami diinstruksikan untuk meninggalkan 3 batang sabun setiap kali mereka merapikan kamar. Situasi ini akan dibereskan dengan secepatnya.
S. Berman
Siapa kiranya yang meninggalkan 54 batangan kecil sabun Camay di kamar saya? Saya kembali kemarin malarn dan menemukannya. Saya tidak menginginkannya. Saya hanya menginginkan sebatang Dial kepunyaan saya. Apakah Anda menyadari bahwa saya mempunyai 54 batang sabun di sini. Yang saya inginkan hanyalah sabun mandi Dial saya. Tolong kembalikan sabun mandi Dial saya.
Elaine Carmen, Pengurus Rumah Tangga
Anda mengeluhkan tentang terlalu banyak sabun di kamar Anda, jadi saya memindahkannya. Kemudian Anda mengeluh kepada Tuan Kensedder bahwa semua sabun Anda menghilang, jadi saya sendiri yang mengembalikannya. Ke-24 Camay yang telah diambil dan 3 Camay yang seharusnya Anda terima tiap hari (dikutip langsung). Saya tidak tahu apa pun mengenai ke-4 sabun Cashmere Bouquet. jelas sekah bahwa pelayan Anda, Kathy, tidak mengetahui bahwa saya telah mengembalikan sabun-sabun Anda. jadi, ia juga membawa 24 Camay ditambah 3 Camay harian. Saya tidak tahu dari mana Anda mendapat ide bahwa hotel ini mengeluarkan sabun mandi Dial. Namun, saya berhasil menemukan beberapa sabun mandi Ivory yang saya tinggalkan di karnar Anda.
S. Berman
Hanya sekadar catatan singkat untuk memberitahu Anda tentang persediaan sabun saya yang terakhir. Sampai pada hari ini saya mempunyai:
Di rak di bawah kotak obat–18 Camay dalarn 4 tumpuk dari 4 batang dan 1 tumpuk dari 2 batang. Di atas dispenser Kleenex—11 Camay dalam 2 tumpuk dari 4 batang dan 1 tumpuk dari 3 batang,
Di meja rias kamar–l tumpuk dari 3 batang Cashmere Bouquet, 1 tumpuk dari 4 batang Ivory ukuran hotel, dan 8 Camay dalarn 2 tumpuk dari 4 batang.
Di dalam kotak obat–14 Camay dalam 3 tumpuk dari 4 batang dan 1 tumpuk dari 2 batang. Di tempat sabun pancuran–6 Camay, sangat lembab.
Di sudut timur laut bak–1 Cahsmere Bouquet, sedikit terpakai.
Di sudut barat laut bak–6 Camay dalam 2 tumpuk dari 3 batang.
Tolong beritahu Kathy agar ketika ia membersihkan kamar saya, pastikan bahwa tumpukan tumpukan itu disusun dengan rapi dan dibersihkan dari debu. Juga nasihati ia. bahwa tumpukan lebih clari 4 batang cenderung ambruk. Boleh saya sarankan bahwa jendela kamar tidur saya belum digunakan dan akan menjadi tempat yang bagus untuk pengiriman sabun selanjutnya. Satu hal lagi, saya telah membeli satu batang sabun Dial yang saya simpan di lemari besi hotel untuk menghindarkan kesalahpahaman di masa datang.
Asumsi saya kesalahan-kesalahan informasi yang terjadi berulang-ulang karena komunikasi yang tidak baik yang terjadi antara ketiganya, tanpa ada pendokumentasian menyebabkan tindakan-tindakan yang diambil oleh tetap tidak sesuai dengan yang diharapakan. Untuk mengatasinya harus disediakannya fasilitas untuk menampung informasi tersebut kemudian diolah sehingga menghasilkan informasi yang benar, baru dapat diambil oleh yang akan melakukan tindakan. Jadi dibutuhkan tempat tersendiri, sehingga informasi yang diperoleh sudah baik dan benar tanpa harus meminta kembali dari orang-orang yang berbeda-beda tentang informasi yang sama dan disalahartikan dalam penyampaian karena memiliki pemikiran-pemikiran yang berbeda-beda pula.
Apa kesalahan orang-orang dalam hierarki tersebut:
– Kurangnya penyimpanan informasi yang lengkap sehingga terjadi kesalahan terhadap informasi antar orang perorang yang menyebabkan kesalahan berulang-ulang dalam pengambilan keputusan dan tindakan yang dilakukan oleh tiap-tiap orang yang menyebabkan hasil yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan.
– Kurangnya koordinasi yang baik dalam pengambilan informasi, filterisasi informasi yang seharusnya disimpan dalam bentuk pendokumentasin informasi sehingga tidak terjadi penambahan ataupun pengurangan informasi diakibatkan pemikiran-pemikiran yang berbeda-beda antar orang perorang sehingga menghasilkan tindakan yang tidak tepat.
3. Solusi yang saya tawarkan agar permasalahan serupa tidak akan terjadi lagi adalah
– Sebaiknya dibuat sebuah tempat dimana Tamu dapat menuliskan sebuah data/ informasi, dengan persyaratan data dan informasi tersebut harus akurat sehingga mudah dipahami, kemudian data/informasi diolah dahulu sehingga menjadi sebuah informasi yang benar disimpan dalam bentuk pendokumentasian informasi sehingga bisa dipergunakan oleh orang yang akan melakukan tindakan. Setiap pelayan dapat mengambil informasi tersebut dan merealisasikannya sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang berulang-ulang.
Question
- Apa pandangan Taco tentang KM
- Kira-kira apa harapan Taco dengan mengadakan berbagai pelatihan tersebut
- Kalau anda diposisi John Hazer White, akankah anda melakukan hal yang sama atau ada strategi yang lain
- Apa pendapatmu tentang strategi Taco di masa krisis
- Apa hal penting yang bisa dipelajari
Jawaban:
1. Pandangan Taco tentang KM adalah:
– Jika sebuah perusahaan memiliki banyak karyawan yang handal, dan karyawan tersebut bisa menularkan kehandalannya tersebut ke karyawan lain. Sehingga terbentuklah banyak Key person yang memiliki IC yang dapat memberikan pemikiran-pemkiran yang bermutu dalam perkembangan sebuah perusahaan sehingga menghasilkan karyawan yang memiliki produktivitas yang tinggi sesuai dengan yang diharapkan. Yang hasil akhirnya menghasilkan sebuah perusahaan yang maju.
– Tidak semua mesin atau teknologi dapat menggantikan pekerjaan manusia. Untuk dapat berpacu dengan mesin atau teknologi maka diperlukan knowledge
2. Harapan Taco dengan mengadakan berbagai pelatihan tersebut
Dapat meningkatkan produktivitas pekerja, yang sebelumnya dilatih untuk menjadi pekerja yang handal.
3. Jika saya diposisi John Hazer White yang saya lakukan adalah:
Saya akan melakukan hal yang sama yang dilakukan John Hazer White. Tetapi juga harus memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut:
– Perekrutan yang dilakukan, untuk menghasilkan karyawan yang tepat dibutuhkan tes seleksi yang baik.
– Bagaimana cara mempertahankan karyawan yang telah direkrut.
4. Pendapat saya tentang strategi Taco di masa krisis
Merupakan strategi yang sangat tepat. Dimana kemajuan sebuah perusahaan sangat ditentukan oleh karyawan-karyawan yang ada. Sehingga perlu ditingkatkan knowledge yang dimiliki karyawan-karyawan berupa pelatihan-pelathian dari berbagai bidang untuk menghasilkan sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif untuk bersaing.
5. Hal penting yang bisa dipelajari:
– ”keuntungan yang mengejutkan-hampir semuanya diperoleh dari manusia dibandingkan mesin atau teknologi”
Tidak semua mesin atau teknologi dapat menggantikan pekerjaan manusia. Untuk dapat berpacu dengan mesin atau teknologi maka diperlukan knowledge. Sehingga manusia yang memiliki IC memegang peranan kunci yang sangat penting dalam kemajuan sebuah perusahaan. Sehingga untuk dapat menghasilkannya diperlukan pekerjaan yang tidak mudah sebuah perusahaan harus memfasilitasi pendidikan pelatihan para pekerjanya.
– Sebuah perusahaan sebaiknya tidak hanya memikirkan aset benda yang dimiliki tapi juga harus memikirkan aset intelektual yang dimiliki, bagaimana cara memelihara dan mempertahannya sehingga menjadi aset yang terus menerus dimiliki perusahaan dan dapat menularkannya ke para pekerja lainnya. Sehinnga perusahaan memiliki banyak aset intelektual.